Система учета документации в архиве предприятия

Организация учета документации в архиве предприятия с применением программного обеспечения «Система предоставления документированной информации» способствует повышению сохранности документации и расширяет возможности использования хранимых в архивах данных.

Без дополнительных настроек «Система предоставления документированной информации» позволяет вести учет конструкторской, проектно-сметной, технологической, нормативной, научно-технической и иной документации, а также учет и контроль выполнения поручений или работ, связанных с зарегистрированными документами.

«Система предоставления документированной информации» обеспечивает:

создание в базе данных программы учетных записей, включающих совокупность реквизитов документов;
занесение в базу данных программы электронных документов, электронных изображений документов и других файлов данных;
регистрацию документов в журналах учета;
регистрацию поручений или работ, связанных с документами;
создание электронных изображений документов путем сканирования документов, выполненных на бумажных носителях;
разметку электронных изображений документов (нанесение на электронное изображение документа пометок и ссылок на связанные с ним документы или их части, например, в соответствии со ссылками на чертежах);
построение структур комплектов документов (электронных структур изделий);
построение каталога документов;
построение структур и штатных расписаний предприятий;
учет движения зарегистрированных документов (включая внесение изменений в документы, выдачу, возврат, согласование и передачу документов в другие подразделения);
поиск данных о зарегистрированных документах (по каталогам, по структурам комплектов документов, по их атрибутам);
отображение данных о зарегистрированных документах;
отображение электронных документов, электронных изображений документов и других файлов данных, связанных с документами.

«Система предоставления документированной информации» может функционировать как в локальной вычислительной сети (в архитектуре «клиент-сервер»), так и на одной персональной электронной вычислительной машине.

«Система предоставления документированной информации» построена на базе продуктов Microsoft Office. Функционирует в среде Microsoft Office 2000/2003/XP и взаимодействует с системой управления базами данных Microsoft SQL Server.

Для подробного ознакомления с программным обеспечением «Система предоставления документированной информации» предусмотрена установка 100 дневной демонстрационной версии, которая устанавливается без идентификационного ключа. При последующей установке программного обеспечения с идентификационным ключом предоставляется возможность копирования информации из базы данных демонстрационной версии.